lunes, 13 de julio de 2009

PLAN DE EVALUACION Y CONTROL



PLAN DE EVALUACION Y CONTROL 2009
GRUPO EL TIGRE MERCANTE


EDWIN BERMONT- CLARA RAMIREZ- SANDRA CORREDOR
26/11/2008


Este documenta sintetiza los planteamientos de políticas objetivos métodos de control que desarrollamos para nuestro plan de negocios de la compañía SABANA FRUITS











CONTENIDO



1. INTRODUCCION
2. OBJETIVOS Y POLITICAS (SABANA FRUITS)
3. PRESUPUESTO
4. PLANES DE CONTROL Y EVALUACION 2009
5. CONCLUSIONES





















INTRODUCCION



Sabana fruits es una compañía comercializadora de frutas que tiene como objetivos obtener una participación progresiva del mercado de frutales en Colombia. Con fines a futuro de expandirse a otros países de la región.
En este punto de análisis y desarrollo de la compañía fijaremos los parámetros para evaluar y maximizar los recursos con los que contamos en esta etapa inicial.
Para este fin dividimos las tres áreas fundamentales en los niveles de control, estándares, procesos a evaluar en cada departamento específico.
Este proceso tiene como base los objetivos y políticas sobre las cuales hemos planteado nuestro proyecto de negocio y se centra en los aspectos del entorno y segmento dirigido.














2. OBJETIVO GENERAL
Elaborar un plan de negocios para la creación de una empresa comercializadora de frutas en Colombia.

2) OBJETIVOS ESPECIFICOS
1- Identificar los elementos relevantes y necesarios para desarrollar el proyecto
2- Realizar los diferentes estudios necesarios para operar identificando claramente la oferta y la demanda de fruta a nivel nacional e internacional.
3- Establecer la ubicación general de la empresa, subcentral de acopio teniendo en cuenta las condiciones de transporte, viabilidad, y disponibilidad de materia prima manteniendo siempre un equilibrio y búsqueda en la reducción de costos operacionales.
4- Diseño de la estructura administrativa y organización para la creación de la empresa.
5- Reconocer los cambios y evoluciones que ha tenido la comercialización de fruta en los mercados internacionales
6- realizar las distintas alianzas estratégicas del proyecto.

Sabana Fruits es una empresa nueva en proceso de creación, sin experiencia en el tema de las frutas, pero si con mucha experiencia individual de cada uno de sus socios en el tema de comercialización, servicio al cliente y manejo de costos. Esto abonado a nuestra capacitación actual, ganas y apoyo del SENA hace un poco más completa nuestra propuesta para iniciar este negocio.
Situación futura Probable
¿Para donde vamos?
Nuestro futuro lo podemos dividir visiblemente en cuatro etapas o estadios del negocio
Actualmente nos encontramos en el primero de ellos en donde en propósito es encontrar nuestro lugar en el mercado, conocer el mercado, nuestros competidores y la opinión de los consumidores por los estudios de mercado.

En segunda instancia
Empezaríamos a diseñar las estrategias y pasos a seguir en cuanto a políticas metodologías de funcionamiento, logísticas, costos, distribución, y demás puntos que nos llevaran a adoptar un posicionamiento dentro de un mercado a atacar y nos dará una mapa de los escenarios de un posible futuro con tiempo provisto por ejemplo esperamos que en 1 años la empresa ya esté formada y lista para competir.

En tercer lugar debemos ser capaces de mantenernos vigentes, activos y competitivo en el mercado, introduciendo nuevas estrategias y productos a nuestros productos.
En cuarto lugar nuestra empresa habrá fortalecido sus operaciones a tal punto que llegaríamos a la exportación del producto a mercados internacionales y exploraríamos nuevas variaciones del producto como la transformación de las frutas en productos con valores agregados, como por ejemplo la comercialización de jaleas compotas néctares o cualquier otro producto que según el estado de nuestro negocio sea viable y competitivo.

Situación futura deseable
¿Hacia dónde queremos ir?
Queremos ser la empresa número uno en distribución e innovación de la comercialización de naranja y tomate de árbol inicialmente tanto a nivel nacional y luego a nivel internacional.

Estrategias y acciones para emprender desde ahora
¿Qué podemos hacer ahora?
Documentarnos, investigar, indagar, observar y detectar cuales son los vacíos inquietudes y necesidades de los clientes que no han sido satisfechos por nuestro futuros competidores tanto directos o indirectos.
Aplicar la tecnología y la reingeniería a nuestra empresa, manejar un ahorro e inversión, como podemos ayudar a generar empleo al país.
Buscar una logística comercial. Ubicar las zonas de acopio en lugares estratégicos, identificar los bloques económicos y canales de comercialización, buscar la adquisición de herramientas propias como los transportes bodegas y demás que ayuden a mejorar la estrategia de precio
Tener un plan de medio ambiente, como se van a tratar los residuos y basuras. Como se pueden aprovechar los sub productos. Conocer las normatividades que existen para protección del medio ambiente y cómo podemos ayudar a que sea sostenible.
En conclusión nuestra empresa debe tener la capacidad de combinar la tecnología, los recursos naturales y humanos, la información y la innovación para llegar a un mercado con un producto que supere las expectativas tanto de consumidores y no consumidores , como competidores, medio ambiente y todos aquellos que hacen parte de nuestro medio.

3. PRESUPUESTOS
Teniendo en cuenta que los precios en este tipo de mercado dependen directamente de la época de cosecha, distancia, factores climáticos presentamos la siguiente tabla de costos donde la información obtenida fue de primera mano ubicada en la bodega reina de COORABASTOS sitio de la capital donde se mueve la mayor cantidad de este tipo de frutas.
Presupuesto operativo fijo
Bodegas y oficinas $ 1.200.000
Personal operativo fijo $ 2.000.000 (bodeguero, ayudante, asistente administrativo)
Gastos varios $ 500.000
Fuerza de ventas básicos $ 2.300.000
TOTAL OPERATIVOS B/M $ 6.000.00

Los siguientes cuadros están diseñados para cada frutal en bodega 1er año, los costos operativos fijos planteados anteriormente toman la proyección e inclusión de una fuerza de venta t.a.t y canal institucional sobre la base mínima en 2009.
CUADRO SE COSTOS PARA LA COMERCIALIZACION DE NARANJA EN LA CIUDAD DE BOGOTA

PRECIO X TONELADA
PRECIO X KILO
COMPRA EN FINCAS DE NARANJA COMUN
$ 390.000
$ 390
TRANSPORTE DESDE LA ZONA DE MADRID CUNDINAMARCA
$ 220.000
$ 220
CARGUE Y DESCARGUE
$ 120.000
$ 120
PRECIO BODEGAJE BODEGA CON CAPACIDAD PARA 12,000 TONELADAS
$ 104.166
$ 104
COSTOS DE COMERCIALIZACION 10%SOBRE EL COSTO
$ 140.000
$ 140
MARGUEN DE GANANCIA DEL 35% SOBRE LOS COSTOS
$ 340.958
$ 443
PRECIO VENTA
$ 1.315.124
$ 1.417
COSTOS
$ 974.166
$ 975
MARGEN DE GANANCIA
$ 341.000
341
NUESTROS COSTOS FIJOS NOS OBLIGAN A COMERCIALIZAR MINIMO 12 TONELADAS DE FRUTAS MENSUALES CON UN PROMEDIO DE 6 TONELAS EN TOMATE DE ARBOL Y 6 TONELADAS DE NARANJA PARA TENER UNOS BUENOS COSTOS, SER COMPETITIVOS Y TENER BUEN MARGEN DE GANANCIA

CUADRO SE COSTOS PARA LA COMERCIALIZACION DEL TOMATE DE ARBOL EN LA CIUDAD DE BOGOTA

PRECIO X TONELADA
PRECIO X KILO
COMPRA EN FINCAS
$ 500.000
$ 500
TRANSPORTE DESDE LA ZONA ANTIOQUEÑA DE ENTRERIOS EN CAMION TURBO CON CAPACIDAD DE 1 TONELADA
$ 680.000
$ 680
CARGHUE Y DESCARGUE
$ 120.000
$ 120
PRECIO BODEGAJE BODEGA CON CAPACIDAD PARA 12,000 TONELADAS
$ 104.166
$ 104
COSTOS DE COMERCIALIZACION 10%SOBRE EL COSTO
$ 140.000
$ 140
MARGUEN DE GANANCIA DEL 35% SOBRE LOS COSTOS
$ 941.500
$ 942
PRECIO VENTA
$ 2.485.666
$ 2.486
COSTOS TOTALES
$ 1.544.166
$ 1.544
MARGEN DE GANANCIA
$ 941.500
942

NOTA 1: EL COSTO DE NUESTROS COSTOS FIJOS NOS OBLIGAN A COMERCIALIZAR MINIMO 12 TONELADAS DE FRUTAS MENSUALES CON UN PROMEDIO DE 6 TONELAS EN TOMATE DE ARBOL Y 6 TONELADAS DE NARANJA PARA TENER UNOS BUENOS COSTOS, SER COMPETITIVOS Y TENER BUEN MARGEN DE GANANCIA
NOTA 2 EL COSTO DEL BODEGAJE SE BASA EN UN VALOR DE BODEGA MENSUAL DE $1250,000 LA CUAL SE DISTRIBUYE EN 12 TONELADAS LAS CUALES A SU VES DE DSITRIBUYEN EN LA CANTIDAD DE KILOS POR TONELADA


4. PLANES DE EVALUACION Y CONTROL

CONTROL ESTRATEGICO

Cronograma de actividades
Fijación de metas de la compañía
Visualización temporal de programas incentivos
Fijación meta general de la compañía


A) El indicador de gestión utilizado en la parte estratégica será el cumplimiento de valores en kilos/toneladas de frutas evaluado de manera cíclica.
B) El inicio de programas de incentivos para nuestros mejores clientes que cumplan los presupuestos de cantidades comercializadas evaluación de los programas trimestralmente.
C) Fijación de las metas en kilos/toneladas de la compañía proyectados en el cronograma evaluación trimestral.
D) fijación meta de crecimiento de la compañía cuadro general evaluación semestral.

Los siguientes indicadores están reflejados en el cuadro anexo de cronograma de actividades.

CONTROL DE GESTION

Estructuración del área comercial
Normas de desempeño
Formatos indicadores de gestión
Informes de gestión fuerza de ventas
Comité evaluación general( mensual)








ESTRUCTURACION DEL AREA COMERCIAL

La fuerza de ventas en el área comercial de la compañía SABANA FRUITS estará compuesta por cinco integrantes inicialmente que ocuparan el cargo de ejecutivos comerciales. Quienes serán asignados a manejar el grupo o grupos de clientes en las zonas estipuladas previamente

NORMAS DE DESEMPEÑO
CARGO
Ejecutivo comercial

FUNCIONES
Representante de la compañía para el cierre de negociaciones, ventas con el parámetro de atención a mayoristas y distribuidores en la zona asignada según las políticas de la compañía en descuentos por volúmenes de compra e infraestructura del cliente.

HORARIO
8:00AM A 5:00 PM

PARAMETROS
Área de trabajo la zona asignada previamente, segmento a atacar canal mayoristas y distribuidores de la zona asignada.
Presentación de informes de gestión semanales según formato
Rendición de gestión semanal y evaluación de metas mensuales

Seguimiento
Fecha
No de Semana
Nombre de vendedor
Meta Mensual


No de llamadas

No de visitas


Total ventas semana en pesos
$

Kg vendidos T.arbol


Kg vendidos Naranja


Nuevos productos solicitados











VENTA SEMANA
$











Adicional Informe escrito describiendo las actividades y novedades encontradas en la semana.
NOTA: el siguiente control se programo de manera semanal por los tiempos de vida que oscilan entre 0 a 15 días manteniéndose en óptimo estado para la comercialización
INDICADORES DE MEDICION EJECUTIVO COMERCIAL
+ EFECTIVIDAD
+ NRO DE CLIENTES NUEVOS
+ CRECIMIENTO DE LOS CLIENTES ANTIGUOS
+ SERVICIO EN LA VENTA
PROGRAMADOR EJECUTIVO COMERCIAL DIARIO

LUNES
MARTES
MIÉRCOLES
JUEVES
VIERNES
08:00:00 p1/p1





09:00:00 p1/p1





10:00:00 p1/p1





11:00:00 p1/p1





12:00:00 p1/p1
13:00:00 p1/p1
14:00:00 p1/p1


15:00:00 p1/p1





16:00:00 p1/p1





17:00:00 p1/p1





18:00:00 p1/p1





No de Visitas
TOTAL VISITAS SEMANA




TOTAL LLAMADAS


No CLIENTES A LOS QUE SE LE VENDIO


TOTAL VENTAS SEMANA
$



PROGRAMADOR CANAL TRADICIONAL A FUTURO
LUNES
Nombre de la empresa
PEDIDO EN KG
VALOR DEL PEDIDO
VALOR RECAUDO SEMANA ANTERIOR
VALOR DEL PEDIDO ACTUAL
MARQUE CO UNA X SI NO APLICA
800



$


815



$


VENTA
830



$


KILOS TOMATE A

$
845



$


900



$


915



$


KILOS NARANJA

$
930



$


945



$


1000



$


1015



$


1030



$


1045



$


1100



$


1115



$


1130



$


1145



$


1200



$


1215



$


1230



$






$






$


130



$


145



$


200



$


215



$


230



$


245



$


300



$


315



$


330



$


345



$


400



$


415



$


430



$


445



$


500



$


515



$


530



$


545



$


600



$


TOAL RECAUDADO
TOTAL VISITAS

VISITAS CLIENTES NUEVOS

VISITAS CLIENTES ANTIGUOS

TOTAL VISITAS SEMANA






CONTROL OPERATIVO
Dirigido a asegura el seguimiento de las tareas realizadas a diario en los puestos de trabajo en el área operativa principal.
AREA ADMINISTRATIVA
CARGO
Asistente administrativa
FUNCIONES
Encargada de toda la parte tramital de la compañía, cuentas, pago de tributaciones, reportes de cartera, archivos, nomina, y cajas.
PARAMETROS
Por ser un cargo con alto grado de responsabilidad debe permanecer en el área de oficina durante su jornada laboral, presentar un historial semanal para el comité de evaluación semanal, y evaluación mensual de cada uno de los miembros del área comercial, contara con un asistente de cartera que estará bajo su cargo en la verificación de los dineros de la compañía y su jefe directo es el GERENTE GENERAL.
HORARIO
8:00AM A 5:00 PM
AREA DE ALMACENAMIENTO
CARGO
Bodeguero
FUNCIONES
Es la persona responsable del correcto manejo de los inventarios, manejo de los tiempos de ingreso y salida de los frutales, despachos etc.
Contara con un auxiliar de bodega y se manejaran bajo los formatos de predeterminados por la compañía.


FORMATO DE INVENTARIO DIARIO (SABANA FRUITS)
FORMATO INVENTARIOS

FORMATO INVENTARIOS
Referencia de
Producto
Fecha de
Recibo
Fecha de
Vencimiento
Cantidad
Kg
Valor
costo
Valor
venta
Proveedor
Tipo
de Conservación
Tomate A
21/12/08
31/12/08
50 kg
390
500
Frutas X
Buen empaque
Tomate B
21/12/08
31/12/08
100 Kg
470
600
Comercializadora F
Buen empaque
Naranja C
21/12/08
31/12/08
200 kg
390
800
Comercializadora F
Buen empaque
Naranja D
21/12/08
31/12/08
200 kg
500
900
Frutas X
Buen empaque
Pulpa E
21/12/08
31/12/08
150 kg
1500
2000
Frutas X
congelado


Los indicadores de gestión en el área operativa estarán regidos por el cumplimiento de sus horas laborales y la debida realización de las tareas diarias que serán evaluadas semanalmente junto con el área comercial.
ESTANDARES

En este caso la falta de información del área comercial no permite proyectar un estándar de medición hasta los primeros 3 meses de trabajo. Pero el manejo de estándares en el área operativa si es estrictamente necesario en la selección de los tamaños de compra según las necesidades de nuestros clientes cumpliendo con los estándares nacionales de calidad y procesos EJ:


FORMATOS ESTANDAR UTILIZADOS

Ficha técnica de Producto Naranja
Tipo
Fruta comestible





Otra


Código del producto

Características


Descripción: Árbol auranciáceo, de la familia de las rutáceas. Sus características morfológicas son similares a los demás citrus, de tronco reducido, corto y de copa compacta, brotes color púrpura y pocas espinas. La toronja uno de los cítricos más sensibles al frío; las flores no resisten temperaturas inferiores a un grado bajo cero, por lo que su cultivo se restringe a climas semitropicales, templados y también a altitudes próximas al nivel del mar.


Ventajas y Beneficios


Es un buen aportante de vitamina c al cuerpo humano, componente que evita o mejora los procesos gripales o virales, al igual que un gran antioxidante y regenerador celular muy útil en los procesos de cicatrización interna y externa de la piel ayuda a combatir los agentes grasos trans y es fuente de fibra natural lo que indica que es una excelente acompañante nutricional en dietas para reducir peso y obtener ganancia muscular

Insumos (descripción)


NA
Materia Prima ( descripción)


NA
Capacidad de Producción


Descripción del Producto Terminado
FRUTA DE EXCELENTE CALIDAD LISTAS PARA SER CONSUMIDA EN JUGOS DULCES Y CONCERVA, COMPOTAS ETC
Dimensiones
Altura
100 mm
Ancho
100 mm
Profundidad
100 mm
Peso
190 grms
Otra

Tipo de almacenamiento
Bulto de fique por 50 kg

Referentes de Transporte
NA
Licencias Requeridas

Mercado objetivo
CONSUMO LOCAL DE LA CIUDAD DE BOGOTA PARA DISTRIBUCION EN TIENDAS, FRUVERS Y SUPER ETES
Fotos adjuntas

Precio de Costo
$975
Precio de venta
$1.417
Descuentos

Forma de Pago
8 DIAS
Termino de Vencimiento

Garantía

Referencias



Ficha técnica de un servicio
Tipo
Clase de servicio


Asesoría :


Desarrollo de software:




Operación:



Mantenimiento:



Beneficios




Ventajas
Competitivas


Descripción





Mercado objetivo


Requerimientos
Técnicos

Licencias Requeridas

Precio de costo

Portafolio de servicios

Precio de venta







garantía


Referencias



Ficha técnica de la Empresa

Tipo
Clase de Empresa

Domicilio: Nit.

Razón Social:

Régimen Tributario

Representante Legal:

CC.

Tipo de Organización

Constitución: Escritura Nº Fecha:

Dirección TEL.
FAX

Dirección Electrónica



Estado actual Empresa
Activa Preoperativa Intervenida

En Liquidación En Acuerdos

Beneficios




Ventajas
Competitivas


Descripción
Actividad
Económica
1.
2.
3.
Objetivo Social


Inscripción Cámara de Comercio

Importador

Si No Exportador Si No


Composición del Capital
Publico Mixto Extranjero Publico Mixto

Privado Privado
Numero de
Establecimientos




CONCLUSIONES
El proceso de control es parte integral del desarrollo de una compañía como ya se conoce es necesario y está presente en todas y cada una de las actividades que se realizan.
El manejo adecuado de los recursos permite obtener resultados claros de conocimiento en información y medidas correctivas o permisivas ante una situación.